Assistent:in Standortleitung

Wir bieten eine langfristige Anstellung mit abwechslungsreichen und anspruchsvollen Arbeitsbereichen. Werden Sie Teil eines engagierten, lösungsorientierten, multiprofessionellen Teams. In einem offenen und freundlichen Arbeitsklima haben Sie die Möglichkeit, eigene (über den Sozialbereich hinausgehende) Fähigkeiten einzubringen.

• Unterstützung der Leitung und des Teams bei allen administrativen und organisatorischen Tätigkeiten
• Kundinnen- und Klientinnenkontakt für BABSI und das FrauenBerufsZentrum, Empfang, telefonische Anfrage, Terminvergabe, Weitervermittlung, Bestätigungen, etc.
• Schnittstelle zu den Standorten, Auftraggeber*innen, Partner*innen, Fördergeber*innen
• Datenmanagement Stammdatenpflege und laufend aktueller Gesamtüberblick über alle Bereichsdaten
• Vorbereitung von Statistiken, Berichten, Ansuchen, Förderschreiben, usw.
• Unterstützung beim Erstellen von Förderanträgen & Kalkulationen
• Mitgliederverwaltung
• Klassische Office Management Aufgaben wie Korrespondenz, Mailverkehr, Kassaführung, Prüfung der Eingangsrechnungen, Reisekostenabrechnung, Materialbestellung, usw.
• Personaladministration: Verwaltung Abwesenheiten, Zeiterfassung, Dienstverträge, Stammdatenpflege, Weiterbildungen
• Vorbereitung von Unterlagen für die Buchhaltung sowie für die Personalabteilung
• Organisation, Verwaltung, Ausgabe diverser Arbeitsmaterialien für Mitarbeiterinnen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Verwaltungsassistentin
• Sehr gute IT-Kenntnisse (Office, Excel, PowerPoint, Access)
• Rasche Auffassungsgabe, Einsatzbereitschaft, Organisationstalent, Diskretion
• Teamfähige Persönlichkeit mit selbständiger, genauer und verlässlicher Arbeitsweise
• Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität
• Emphatischer und respektvoller Umgang mit Menschen
• Ausgeprägte Sozial- und Selbstkompetenz
• Identifikation mit feministischen Frauenthemen